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Optimiser votre efficacité… en faisant le ménage !
Un article qui joue avec les mots mais pas avec le sérieux du propos
Nous abordons cette thématique en évoquant une méthode venue du Japon, appelée la méthode des « 5 S », qui apprend à optimiser votre organisation… en faisant le ménage !
Elle se décompose en 5 grandes étapes :
1) Le grand ménage c’est : Supprimer l’inutile
Regardez votre espace de travail et traquez le superflu, l’encombrant, et tout ce qui ne sert à rien dans l’immédiat. Vous ne devez laisser à portée de main que ce qui est utilisé au moins une fois par heure.
Le reste doit être :
- rangé dans votre bureau (si utilisation quotidienne)
- rangé à proximité (si utilisation hebdomadaire)
- rangé dans un placard ou dans un lieu plus éloigné (si utilisation mensuelle)
- jeté ou recyclé
2) Situer les choses
Pour être efficace, il faut être organisé. Donc il s’agit de ranger en attribuant une place à chaque chose. Tout simplement parce que, sans vous en rendre compte, vous pouvez perdre chaque jour un temps infini à rechercher le bon objet ou le bon document !
Cette règle peut être étendue à votre messagerie et aux dossiers contenus dans votre ordinateur…
3) Scintiller
Il est nécessaire de dépoussiérer pour faire scintiller… et repérer les anomalies.
Alors oui, il est nécessaire de se lancer dans cette tâche a priori ingrate : nettoyer. Ce nettoyage quotidien implique aussi l’entretien de votre matériel (ordinateur par exemple) pour déceler rapidement les problèmes et éviter qu’ils ne prennent de l’ampleur. C’est le bon moment aussi pour mettre en pratique la règle des 2 minutes en intervenant immédiatement (soit en réparant vous-même, soit en appelant un prestataire).
Il est tellement plus agréable de travailler dans un endroit propre et bien rangé !
4) Standardiser les règles
Quand vous avez fait votre grand nettoyage de printemps, il faut ensuite agir concrètement pour éviter le retour du désordre. Et pour cela, une bonne technique est de bloquer 10 minutes sur votre planning quotidien pour ranger votre bureau. En fin de journée, cela ne prend pas beaucoup de temps… et cela vous en fait gagner énormément !
5) Suivre et progresser
C’est une règle importante dans l’entrepreneuriat : pas d’action sans suivi. Donc tous les 3 ou 6 mois, il vous faut prévoir un moment pour faire le point et voir où vous en êtes dans l’application de cette méthode. Cela vous aidera à tenir dans la durée.
